Datenschutzerklärung Österreichischer Verband der Immobilienwirtschaft (ÖVI)

1. PRÄAMBEL

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung informiert der Österreichische Verband der Immobilienwirtschaft, Mariahilfer Straße 116/2.OG/2 , 1070 Wien (im Folgenden als ÖVI bezeichnet) als Verantwortlicher für den Datenschutz über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Tätigkeiten als Interessensorganisation, insbesondere welche Daten während Ihres Besuchs auf unserer Website www.ovi.at erfasst und zu welchen Zwecken diese genutzt werden. Wir informieren Sie weiters über die Inhalte unserer Newsletter sowie das Anmelde-, Versand- und statistische Auswertungsverfahren.

Es ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt, da eine Bestellung gesetzlich nicht vorgesehen ist.

Für Ihre Anliegen oder Ihren Widerruf sind wir für Sie unter den unten angeführten Kontaktdaten jederzeit erreichbar: 

Unsere Kontaktdaten: 
Österreichischer Verband der Immobilienwirtschaft (ÖVI)
Mariahilfer Straße 116/2.OG/2
1070 Wien Tel.: 01/505 48 75
Email: office@ovi.at

2. VERWENDUNGSZWECKE, SPEICHERDAUER, DATENBEREITSTELLUNG

Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten nur bei Vorliegen Ihrer Einwilligung zu den mit Ihnen vereinbarten Zwecken oder bei Vorliegen einer sonstigen rechtlichen Grundlage wie der Vertragserfüllung oder eines berechtigten Interesses und unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. Wir erheben nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung unserer Dienste, Service- und Nutzerleistungen erforderlich sind oder die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben.

Wir führen folgende Verarbeitungsvorgänge durch, die für Sie als Kunde, Interessent, Absolvent, Lieferant, Website-Besucher wesentlich sind: 

2.1.  Mitgliederverwaltung und Mitgliederservice (Mitglieder, Interessenten, Förderer, Veranstaltungsteilnehmer)
2.2.  Auskünfte (Anfragen über Kontaktformular auf der Website zur Beantwortung von Fragen) und Clearing (für Beschwerdefälle)
2.3.  Interessenvertretung
2.4.  Newsletter und Marketing (zur Information und Betreuung von Kunden, Interessenten sowie Kundengewinnung)
2.5.  Lieferantenverwaltung (zur Abwicklung unseres Backoffices)
2.6.  Websiteanalyse, Verwendung von Cookies (zur Verbesserung unseres Webauftrittes und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit), Einbindung von YouTube-Videos, Google Webfonts, AddToAny Share-Buttons, Social Media-Präsenz, Hosting
2.7. Registrierung für den Login-Bereich der Homepage (nur für Mitglieder)
2.8. Datenschutzhinweise für Online-Meetings via „Zoom“

2.1  Mitgliederverwaltung und Mitgliederservice (Mitglieder, Interessenten, Partner und Förderer, Veranstaltungsteilnehmer)
Wir erhalten unter anderem auch personenbezogene Daten von Ihnen als Interessent oder Mitglied des ÖVI. Diese Daten, die für die Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung (Rechtsgrundlage) im Rahmen des Vereinszwecks (gem. § 2 und 3 der ÖVI Statuten) erforderlich sind und allenfalls auch aufgrund des Besuches der Website anfallen, werden zur Vertragserfüllung (Zweck) gespeichert.  

Die personenbezogenen Daten (Stamm- und Kontaktdaten) sind zur Erfüllung des Vertrags erforderlich und werden überdies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (zB steuerliche Aufbewahrungspflichten oder Gewährleistungs- und Schadenersatzverpflichtungen) verarbeitet. Wir speichern die Daten während der Kundenbeziehung und darüber hinaus für einen Zeitraum von zumindest 7 Jahren nach Beendigung derselben, insbes. um steuerliche Aufbewahrungspflichten erfüllen zu können sowie solange Gewährleistungs- und Schadenersatzansprüche (maximal 30 Jahre) es notwendig machen, dass die Daten verarbeitet werden, wobei diese sodann in einem Archiv mit gesonderten Zugangsregelungen verarbeitet werden.

Eine Weitergabe von Daten erfolgt nur im minimal erforderlichen Umfang soweit es für die Vertragsabwicklung notwendig und auch den Interessen des Betroffenen entsprechend ist, wie etwa an Auftragsverarbeiter, die im Rahmen eines vertraglichen Verhältnisses bei der Vertragsabwicklung tätig sind (zB Druckerei bzw. Versandunternehmen) oder im Rahmen der IT-Dienstleistung tätig sind (Provider bei der Kommunikation, Unternehmen im Rahmen der Betreuung der IT-Systeme) oder Rechnungsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwalt, Behörden.

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten der Mitgliedsunternehmen bzw. deren Ansprechpartner auch zum Zweck der Übermittlung von Mitgliederinformation. 

Den ÖVI Mitgliedern steht auf der Website ein passwortgeschützter Login-Bereich zur Verfügung, für dessen Zugang und Nutzung die Angabe einer Ansprechperson des Mitgliedsunternehmens und einer Emailadresse erfordert.  

Wir weisen darauf hin, dass bei Veranstaltungen Teilnehmerlisten erstellt und aufgelegt werden. 

Bei Veranstaltungen werden zudem auch Fotos und Videos angefertigt, die allenfalls zu Zwecken der Dokumentation der Veranstaltung veröffentlicht werden. Die Verarbeitung Ihrer Daten beruht auf dem berechtigten Interesse, nämlich der Eigenwerbung und Sie haben das Recht, gegen diese Verarbeitung Widerspruch zu erheben (siehe 3.4.). 

2.2  Auskünfte und Clearing
Nehmen Sie mit uns zB per E-Mail oder auf andere Art und Weise (zB postalisch) Kontakt auf, speichern wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, solange es für den Zweck erforderlich ist und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

2.2.1 Auskünfte (Kontaktformular auf der Website zur Übermittlung und Beantwortung von Anfragen)
Sie können uns auch Anfragen zu unseren Leistungen oder allgemeine Anfragen durch ein Kontaktformular auf der Website, per Email oder auf sonstige Art und Weise senden. Die Daten, die Sie uns auf diese Weise zur Verfügung stellen, werden dann zur Beantwortung Ihrer Anfrage oder zur Vertragsanbahnung verwendet. Wir verwenden Ihre persönlichen Daten ausschließlich zur Abwicklung Ihrer Anfrage.

Die Rechtsgrundlage hierfür sind die Vertragsanbahnung sowie eine vertragliche Grundlage bei bestehenden Kunden, gesetzliche Verpflichtungen und das berechtigte Interesse an der ordnungsgemäßen Betreuung von bestehenden oder potentiellen Kunden, Interessenten oä. Eine Weitergabe dieser Daten erfolgt nur an Auftragsverarbeiter oder wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist. 

Sie sind nicht verpflichtet, die Daten bereit zu stellen. Wenn Sie die Daten nicht bereitstellen, dann können wir die Anfrage nicht bearbeiten.

2.2.2 Clearing
Wenn Sie sich mit einer Clearinganfrage (link § 21b und § 21c der ÖVI Statuten) entweder über das Kontaktformular, per E-Mail oder auf andere Art und Weise an uns wenden, leiten wir Ihre Anfrage an das von der Beschwerde betroffene Mitgliedsunternehmen zur Stellungnahme weiter. Wir speichern die Daten solange es für die Bearbeitung des Clearingfalls erforderlich ist und darüber hinaus bis zum Ablauf von 5 Jahren nach Abschluss des Clearingfalls.  

Sie sind nicht verpflichtet, die Daten bereit zu stellen. Wenn Sie die Daten nicht bereitstellen, dann können wir die Anfrage nicht bearbeiten. 

2.3  Interessensvertretung
Im Rahmen der Vereinstätigkeiten (§ 2 und 3 ÖVI Vereinsstatuten) verarbeiten wir Daten von Medienvertretern, Interessen- und Behördenvertretern, Vertretern von Bildungseinrichtungen sowie politischen Entscheidungsträgern auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses um mit ihnen in Kontakt treten oder Anfragen beantworten zu können. Wir behandeln die personenbezogenen Daten absolut vertraulich und leiten diese nur mit gesonderter Zustimmung an Dritte weiter. 

2.4  Newsletter und Marketing
Wir verwenden für den Versand unseres Newsletters das DSGVO-konforme Newslettertool CleverReach. Wenn Sie den auf der Webseite angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse, sowie die Einwilligung, Ihre E-Mail-Adresse zu verarbeiten und Ihnen unseren Newsletter an diese E-Mail-Adresse zuzusenden. Weiters verarbeiten wir Informationen, die uns die Überprüfung gestatten, ob Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und es uns ermöglichen, Ihre erteilte Einwilligung zu dokumentieren. Hierzu werden neben der E-Mail-Adresse auch Datum und Uhrzeit der Registrierung, Datum und Uhrzeit der Bestätigung der Registrierung, IP-Adresse und der Inhalt der bestätigten Einwilligungserklärung dokumentiert.

Mit der Newsletteanmeldung willigen Sie ein, dass wir Ihr Klick- und Öffnungsverhalten messen, um Ihnen ein optimales Angebot unseres Newsletter-Versandes zu ermöglichen. Sofern wir Ihre persönlichen Daten auf der Basis Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt. Wenn die Einwilligung widerrufen wird, stellen wir die entsprechende Datenverarbeitung ein.

Die verarbeiteten Daten verwenden wir ausschließlich für die angeführten Zwecke und geben diese nicht an Dritte weiter. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den „Austragen“-Link im Newsletter oder per Mail an office@ovi.at.

Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den „Austragen“-Link im Newsletter.

2.4.1 Inhalt des Newsletters und Anmeldedaten 
Wir versenden Newsletter nur mit der Einwilligung der Empfänger oder aufgrund einer gesetzlichen Erlaubnis. Unsere Newsletter informieren Sie über Events und Seminare, Gesetzesänderungen, interessante Judikate sowie sich daraus ergebende Praxistipps und berichten über Neuigkeiten aus der ÖVI Geschäftsstelle. Für unseren Newsletter-Service erheben wir Ihre E-Mail-Adresse, Datum und Uhrzeit der Registrierung, Datum und Uhrzeit der Bestätigung der Registrierung, IP-Adresse und der Inhalt der bestätigten Einwilligungserklärung. Mit der Newsletteanmeldung willigen Sie ein, dass wir Ihr Klick- und Öffnungsverhalten messen, um Ihnen ein optimales Angebot unseres Newsletter-Versandes zu ermöglichen.Durch das Anmelden zu einem unserer Newsletter erklären Sie sich mit dem Empfang und den beschriebenen Verfahren einverstanden. 

2.4.2 Double-Opt-In und Protokollierung 
Die Anmeldung zu unseren Newslettern erfolgt in einem sogenannten Double-Opt-In-Verfahren. Nach der Anmeldung erhalten Sie daher ein E-Mail, in dem Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung ersucht werden. Diese Bestätigung ist notwendig, um die Anmeldung mit fremden E-Mail-Adressen zu verhindern. Wir protokollieren die Anmeldungen zum Newsletter, um den Anmeldeprozess entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können. 

2.4.3 Abmeldung/Widerruf 
Der Versand des Newsletters erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a und Abs 7 DSGVO. Sie können sich jederzeit von unseren Newslettern abmelden. Einen Link zur Abmeldung von einem Newsletter finden Sie am Ende eines jeden Newsletters. Sie können uns auch ein E-Mail an office@ovi.at senden. Anschließend löschen wir Ihre Daten, die wir im Zusammenhang mit dem Newsletter-Versand verarbeitet haben. 

2.5 Lieferanten- und Auftraggeberverwaltung (zur Abwicklung unseres Backoffices)
Wir erhalten die Daten von Ihnen im Rahmen der Beziehung als Lieferant und/oder Auftragnehmer unseres Unternehmens. Diese Daten sind zur Erfüllung des Vertrags erforderlich und werden überdies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (zB steuerliche Aufbewahrungspflichten oder Gewährleistungs- und Schadenersatzverpflichtungen) verarbeitet.

Die Daten speichern wir während der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus für einen Zeitraum von 7 Jahren nach Ende des Geschäftsjahres, in dem der Geschäftsfall beendet wurde, insbes. um steuerliche Aufbewahrungspflichten erfüllen zu können sowie solange Gewährleistungs- und Schadenersatzansprüche (max. 30 Jahre bei Leistungen für unbewegliche Sachen) es notwendig machen, dass die Daten verarbeitet werden, wobei diese sodann in einem Archiv mit gesonderten Zugangsregelungen verarbeitet werden.

Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bereit zu stellen; wenn Sie jedoch die Daten nicht zur Verfügung stellen, dann können wir die Leistung nicht erbringen.

2.6 Websiteanalyse, Verwendung von Cookies (zur Verbesserung unseres Webauftrittes und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit), Einbindung von YouTube-Videos, Google Webfonts, AddToAny Share-Buttons, Social Media-Präsenz, Hosting

2.6.1 Cookies
Zur komfortableren Nutzung der Website verwenden wir Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die temporär auf der Festplatte des Kunden-Computers gespeichert werden. Diese Daten ermöglichen es, den Kunden-Browser zu erkennen und eine hohe Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten. Grundsätzlich kann diese Funktion durch Änderung der Browsereinstellungen jederzeit geändert bzw. die temporären Internetdateien gelöscht werden. 

Wenn Sie dies nicht wünschen, so können Sie Ihren Browser so einrichten, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie dies nur im Einzelfall erlauben. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.

2.6.2 Google Analytics
Wir betreiben ein Analyse-Tool auf unserer Website um die Website zu verbessern und Ihnen zielgerichteter Informationen zur Verfügung stellen zu können, sowie zur Gewährleistung der Belastbarkeit und Verfügbarkeit unserer Website und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit (berechtigtes Interesse).

Unsere Website verwendet Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Dazu werden Cookies verwendet, die Daten zur Analyse der Website-Benutzung erfassen. Auf dieser Website greift die IP-Anonymisierung. Die IP-Adresse der Nutzer wird innerhalb der Mitgliedsstaaten der EU und des Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt. Durch diese Kürzung entfällt der Personenbezug Ihrer IP-Adresse.

Es besteht ein dokumentierter Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung. Der Anbieter hat seinen Sitz in den USA. Die Datenübermittlung basiert auf Standardvertragsklauseln (SCC, gemäß Beschluss 2010/87 der Europäischen Kommission) sowie der Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der Einwilligung des Nutzers (durch die Einstellung des Webbrowsers und Abfrage beim ersten Aufruf), die jederzeit widerrufbar ist (siehe 3.3.).
 

2.6.3 YouTube
Unsere Seite verwendet für die Einbindung von Videos den Anbieter YouTube LLC , 901 Cherry Avenue, San Bruno, CA 94066, USA, vertreten durch Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Normalerweise wird bereits bei Aufruf einer Seite mit eingebetteten Videos Ihre IP-Adresse an YouTube gesendet und Cookies auf Ihrem Rechner installiert. Wir haben unsere YouTube-Videos jedoch mit dem erweiterten Datenschutzmodus eingebunden (in diesem Fall nimmt YouTube immer noch Kontakt zu dem Dienst Double Klick von Google auf, doch werden dabei laut der Datenschutzerklärung von Google personenbezogene Daten nicht ausgewertet). Dadurch werden von YouTube keine Informationen über die Besucher mehr gespeichert, es sei denn, sie sehen sich das Video an. Wenn Sie das Video anklicken, wird Ihre IP-Adresse an YouTube übermittelt und YouTube erfährt, dass Sie das Video angesehen haben. Sind Sie bei YouTube eingeloggt, wird diese Information auch Ihrem Benutzerkonto zugeordnet (dies können Sie verhindern, indem Sie sich vor dem Aufrufen des Videos bei YouTube ausloggen).

Von der dann möglichen Erhebung und Verwendung Ihrer Daten durch YouTube haben wir keine Kenntnis und darauf auch keinen Einfluss. Nähere Informationen können Sie der Datenschutzerklärung von YouTube unter www.google.de/intl/de/policies/privacy/ entnehmen. 

Zudem verweisen wir für den generellen Umgang mit und die Deaktivierung von Cookies auf unsere allgemeine Darstellung in dieser Datenschutzerklärung.

2.6.4 Verwendung von Google Webfonts
Auf diesen Internetseiten werden externe Schriften, Google Fonts verwendet. Google Fonts ist ein Dienst der Google Inc. ("Google"). Die Einbindung dieser Web Fonts erfolgt durch einen Serveraufruf, in der Regel ein Server von Google in den USA. Hierdurch wird an den Server übermittelt, welche unserer Internetseiten Sie besucht haben. Auch wird die IP-Adresse des Browsers des Endgerätes des Besuchers dieser Internetseiten von Google gespeichert. Nähere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google. 
 

2.6.5 AddToAny Share-Buttons
Diese Website bietet die Möglichkeit über den Dienst AddToAny Inhalte in sozialen Diensten zu teilen. Daten werden nur dann erhoben, wenn diese Dienste von Ihnen selbst aufgerufen werden. Da Sie diese Dienste nur nutzen können, wenn Sie dort ein Benutzerkonto besitzen und sich mit Ihren Zugangsdaten einloggen müssen, liegt die Verantwortung ab diesem Zeitpunkt nicht mehr bei uns, denn das Erstellen von Benutzerkonten, also die Mitgliedschaft sozialer Dienste, erfordert Ihre Einwilligung der jeweiligen Datenschutzbestimmungen. Der AddToAny Dienst speichert laut deren Datenschutzerklärung keine personenbezogene Daten. Wir erhält ebenfalls keine Daten von AddToAny oder Daten, die aus der Nutzung der Share-Buttons entstehen. AddToAny stellt eine Möglichkeit zum Opt-Out für eine große Zahl von Werbenetzwerken zur Verfügung. Sie können das Opt-Out direkt über diesen Link durchführen.

2.6.6 Social-Media Präsenz (Facebook, Instagram)
Der Österreichische Verband der Immobilienwirtschaft nutzt die Sozial-Media Kanäle Facebook und Instagram, um dort mit aktiven Kunden, Interessenten und Nutzern in Kontakt zu kommen und um dort über seine Leistungen zu informieren.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effektiven Information der Nutzer und Kommunikation mit den Nutzern gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO. Falls die Nutzer von den jeweiligen Anbietern der Plattformen um eine Einwilligung in die vorbeschriebene Datenverarbeitung gebeten werden, ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a., Art. 7 DSGVO.
Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie diese Seiten und ihre Funktionen in eigener Verantwortung nutzen. Dies gilt insbesondere für die Nutzung der interaktiven Funktionen (z.B. Kommentieren, Teilen, Bewerten). 
Beim Besuch unserer Seiten werden u.a Ihre IP Adresse sowie weitere Informationen erfasst, die in Form von Cookies auf Ihrem PC vorhanden sind. Diese Informationen werden verwendet, um uns als Betreiber statistische Informationen über die Inanspruchnahme der Seiten zur Verfügung zu stellen. 
Wenn Sie als Nutzerin oder Nutzer aktuell bei Facebook bzw. Instagram angemeldet sind, befindet sich auf Ihrem Endgerät ein Cookie mit Ihrer Kennung. Dadurch kann nachvollzogen werden, dass Sie diese Seite aufgesucht und wie Sie sie genutzt haben. Dies gilt auch für alle anderen Seiten. 
Wenn Sie dies vermeiden möchten, sollten Sie sich bei von Ihrem Account abmelden bzw. die Funktion "angemeldet bleiben" deaktivieren, die auf Ihrem Gerät vorhandenen Cookies löschen und Ihren Browser beenden und neu starten. Auf diese Weise werden Informationen, über die Sie unmittelbar identifiziert werden können, gelöscht. Damit können Sie unsere Seite nutzen, ohne dass Ihre Facebook-Kennung offenbart wird. 
Für Auskunftsfragen und die Geltendmachung Ihrer Nutzerrechte wenden Sie sich am besten direkt an den Anbieter, da nur dieser vollen Zugriff auf die Daten der Nutzer hat und entsprechende Maßnahmen setzen kann. Facebook übernimmt mit der Vereinbarung Page Controller Addendum (https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum) ausdrücklich die Verantwortung für Auskünfte, Information- und Meldepflichten sowie die Datensicherheit.

Detaillierte Informationen zu den jeweiligen Datenverarbeitungen sowie Widerspruchsmöglichkeiten (Opt-Out), finden Sie unter folgenden Links:

• Facebook (Meta Platforms Ireland Limited., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland),  
  Facebook-Seiten auf Grundlage einer Vereinbarung über die gemeinsame Verarbeitung personenbezogener Daten (Page Controller Addendum)
  Facebook Datenschutzerklärung allgemein
  Opt-Out
• Instagram (Instagram Inc., 1601 Willow Road, Menlo Park, CA, 94025, USA)  Datenschutzerklärung bzw. Opt-Out

2.6.7 Hosting
Für den Betrieb dieser Homepage nimmt der ÖVI Hosting-Leistungen (wie etwa Speicherplatz, Infrastruktur, Datenbank, Wartung, Sicherheit) in Anspruch. Der ÖVI hat für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage unserers berechtigten Interesses an dem Angebot unsereres Web-Angebots einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Der ÖVI bzw. unser Anbieter verarbeitet dabei Kontaktdaten unserer Mitglieder, Interessenten und Kunden.

2.7 Registrierung für den Login-Bereich

Mitarbeiter/-innen von ÖVI Mitgliedsunternehmen können sich optional für den Login-Bereich der ÖVI Home registrieren und diesen nutzen. Dafür werden auf Grundlage unseres berechtigten Interesses folgende Datenkategorien gespeichert: Benutzername (E-Mailadresse), Passwort, Vorname, Nachname, Benutzergruppe, Zuordnung zum Mitgliedsunternehmen, Zeitpunkt der Erstellung des Accounts, Zeitpunkt des letzten Logins. Um zu überprüfen, ob Sie Mitarbeiter/-in eines Mitgliedsunternehmen sind, wird ein E-Mail mit Ihrer Mailadresse, Vor- und Nachname und dem angegebenen Mitgliedsunternehmen an den ÖVI Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen weitergeleitet. Die Daten werden auf Dauer der Beschäftigung beim ÖVI Mitgliedsunternehmen gespeichert, eine Löschung der Daten und des Accounts ist auf Wunsch jederzeit möglich – bitte wenden Sie sich dafür an die ÖVI Geschäftsstelle unter mitglieder@ovi.at oder 01/505 48 75.

2.8 Datenschutzhinweise für Online-Meetings via „Zoom“

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ als Online-Meeting Teilnehmer/in informieren.

2.8.1. Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Online-Meetings durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Die Datenübermittlung basiert auf Standardvertragsklauseln (SCC, gemäß Beschluss 2010/87 der Europäischen Kommission) sowie der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

2.8.2. Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist der Österreichische Verband der Immobilienwirtschaft.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung im Rahmen des Websitebesuchs verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ ist jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen und lokal auf Ihrem Gerät zu installieren. Dann könne Sie die Software auf Ihrem Gerät nutzen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

2.8.3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen der Teilnehmer

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Gegebenenfalls können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben gegebenenfalls die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und unter Umständen. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen, um die Aufzeichnung zu verhindern oder zu beenden.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest eine Eingabe zu „Name“ machen. Diese Angabe ist zwar verpflichtend, muss aber nicht mit personenbezogenen Daten gefüllt werden. Es möglich auch ein Pseudonym zu verwenden, wie zB Mickey Mouse oder QWERTZ oder 123456. Die Angabe der E-Mail Adresse kann in diesem Zusammenhang vollständig unterbleiben; eine Eingabe ist nur optional.

Werden im Rahmen eines Online-Meetings ein Name bzw. eine E-Mail Adresse eingegeben, so werden diese lediglich im Rahmen des „Online-Meetings“, für welche sie eingegeben wurden verarbeitet. Danach erfolgt eine Löschung.

Bitte beachten Sie: Sowohl der angegebene Name als auch die E Mail Adresse sind für die Dauer der Sitzung für die anderen Teilnehmer dieses Meetings sichtbar.

2.8.4 Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen.
Manche dieser „Online-Meetings“ werden aufgezeichnet, um diese Aufzeichnung Teilnehmer/-innen, die an der Wahrnehmung des Online-Meetings verhindert waren, ansehen zu lassen oder um ein nochmaliges Ansehen des Online-Meetings zu ermöglichen. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall auch die von Ihnen gemachten Angaben (Name, E-Mail-Adresse) in den Aufzeichnungen ersichtlich sind.

Nach spätestens sieben Tagen wird diese Aufzeichnung unwiderruflich gelöscht.

Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Um an Online-Meetings des ÖVI teilzunehmen, ist keine Registrierung als Benutzer bei Zoom erforderlich.

Die in „Online-Meeting“-Tools wie „Zoom” bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist von uns deaktiviert.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

3. RECHTE ALS BETROFFENE PERSON

Wir erstellen keine Profile von Klienten oder sonstigen Personen und betreiben kein Profiling und es besteht keine automatisierte Entscheidungsfindung im Rahmen unserer Tätigkeit. 

Ihnen als betroffener Person steht grundsätzlich das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit jeweils im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zu.

Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten gegeben haben, steht Ihnen das Recht zu, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Für den Widerruf wenden Sie sich bitte an die unter 4 e) genannte Adresse. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Daten bis zum Widerruf wird dadurch nicht berührt. Die Daten werden nach dem Widerruf nicht mehr für den Zweck, in den Sie eingewilligt haben verwendet. 

Sofern die Verarbeitung der Daten auf einem berechtigten Interesse unsererseits beruht, haben Sie das Recht, Widerspruch dagegen zu erheben. Für einen Widerspruch wenden Sie sich bitte an die unten genannte Adresse. 

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. Werden Daten von uns für andere Zwecke auf Basis des berechtigten Interesses verarbeitet, dann verarbeiten wir die personenbezogenen Daten nur dann, wenn unsere schutzwürdigen Interessen für die Verarbeitung überwiegen und über Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten stehen oder aber die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung unserer Rechtsansprüche dient. 

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: 
ÖVI Österreichischer Verband der Immobilienwirtschaft
Mariahilfer Straße 116/2.OG/2
1070 Wien
office@ovi.at
Tel. Nr.: 01/505 48 78

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt der Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in irgendeiner Weise verletzt worden sind, steht es Ihnen frei, bei der Österreichischen Datenschutzbehörde Beschwerde zu erheben. 

Es ist nicht beabsichtigt, die Daten an internationale Organisationen und Empfänger in Drittstaaten zu übermitteln. Sofern eine Übermittlung an Empfänger in Drittstaaten notwendig sein sollte, erfolgt dies auf Basis ausreichender Garantien z.B. Standarddatenschutzklauseln oder im Rahmen eines Angemessenheitsbeschlusses.